Ipoipong Katrina. Hurricane Rita. Hurricane Wilma. Ilang buwan lang ang nakalipas, binago ng mga bagyong ito ang buhay ng milyun-milyong tao. Kahit na hindi ka nagtrabaho sa mga lugar na apektado ng mga bagyong iyon, marahil ay nagpadala ka ng mga produkto sa - o nakatanggap ng mga produkto mula sa - mga kumpanya sa rehiyon ng Gulpo. Sa tingin mo hindi ka naapektuhan ng mga natural na kalamidad na ito?
Ngayon, paramihin ang pag-iisip na iyon nang isang libong beses at mayroon kang ilang ideya kung bakit kailangang magkaroon ng planong sakuna na handang gawin sakaling harapin mo ang isang katulad na krisis sa iyong bayan.
Paano ka magpaplano para sa isang krisis o sakuna kung ang mga ito ay kadalasang nangyayari nang hindi inaasahan? Gaano kadaling hulaan ang isang bagay na hindi mo pa nararanasan? Ito ang dalawang dahilan kung bakit maaaring maparalisa ang mga may-ari at tagapamahala kapag nahaharap sa pagpaplano para sa isang krisis. Maaaring parang kakaiba sa ilan na subukang isipin kung ano ang gagawin o ilagay sa papel, kaya mas madaling ipagpaliban ito para sa isa pang araw.
Pagpaplano ng Emergency
Ngunit tingnan natin ito sa ibang paraan, posibleng sa mas maliliit na piraso, para makuha mo ang iyong mga bisig sa paligid ng mga posibilidad. Isa sa mga unang bagay na dapat gawin ay italaga ang trabahong ito sa isang tao - maaaring ikaw o ibang tao - at bumuo ng isang maliit na koponan upang suportahan ang pagsisikap. Ang isang pinuno ay gagawing mas mahusay at epektibong proseso ito.
Kaya, ano ang unang bagay na maaari mong gawin upang magplano para sa isang krisis? Gumawa ng listahan. Ang isang simpleng listahan ng "paano kung" ay isang magandang lugar upang magsimula. Isipin ang Batas ni Murphy: "Kung anumang bagay ay maaaring magkamali, ito ay mangyayari." Gaano man ito kakatwa, isulat ang lahat ng maaaring mailapat sa iyong negosyo – mula sa mga sakuna sa kapaligiran gaya ng lindol, baha o bagyo hanggang sa pag-recall ng produkto. Dapat saklawin ng listahang ito ang anumang bagay na maaaring magresulta sa pagkaantala sa iyong regular na ikot ng negosyo.
Sa palagay mo ba ang mga processor sa timog Florida ay nagplano para sa maraming bagyo noong 2005? Kapag nakikipag-usap ako sa ilang mga tao sa ibaba doon, hindi nila kahit na panatilihing tuwid ang mga pangalan ng mga bagyo o kung alin ang nagresulta sa kung anong yugto ng pinsala. Pustahan ako na ang karamihan sa mga kumpanya sa timog Florida ay mayroon na ngayong plano para sa hurricane-disaster na kinabibilangan ng mga bagay tulad ng mga alternatibong pinagmumulan ng kuryente, mga plano sa paglilipat ng produkto at mga listahan ng komunikasyon (para sa parehong mga customer at tauhan ng kumpanya) sa ngayon.
Plano sa Pagbawi ng Negosyo
Kapag mayroon ka nang listahan ng "what ifs," tumingin sa paligid upang suriin ang mga kritikal na serbisyo at function ng iyong negosyo - ang mga nananatiling bukas ang mga pinto. Ang ilang mga bagay na naiisip ay mga empleyado, cash flow, kagamitan na gagamitin, mga telepono at computer at mga kliyente na naglilingkod. Ito ang mga kritikal na tungkulin na magiging mahalaga upang makabangon at tumakbo sa lalong madaling panahon pagkatapos ng sakuna.
Susunod, kunin ang bagong listahang ito at ikategorya ang mga item sa tatlo o apat na pangunahing kategorya na naglalaman ng lahat ng pagkakatulad, gaya ng "Pananalapi," "Komunikasyon," "Mga Operasyon," at "Mga Tao." Ngayon, maaari mong simulan upang makita kung ano ang magiging hitsura ng iyong plano - mas mabuti bago ang isang krisis na pumutok nang walang babala. Maaari mong tukuyin ang isang tao na mamamahala sa bawat pangunahing kategorya at hilingin sa "pangkat" na maglaan ng ilang oras upang magsaliksik at magsulat ng isang plano para sa paghawak ng kanilang kategorya sa panahon ng isang krisis.
Ang unang yugto ng plano ay tumatalakay sa emergency na sakuna. Ito ay gabay ng gumagamit kung paano mapangalagaan ang isang organisasyon sa panahon ng agarang sakuna. Upang maging kapaki-pakinabang ang isang plano, dapat itong gawin bago magkaroon ng pagkaantala. Ang susunod na yugto ng isang plano, "pagbawi," ay idinisenyo upang mapanatili ang pagpasok ng pondo, ang mga serbisyo ay magpatuloy at ang mga kliyente ay nagsilbi upang panatilihing sumulong ang negosyo pagkatapos ng kalamidad. Ang isang huling yugto ng "pagpapatuloy ng negosyo" ay dapat planuhin upang bumalik sa punto kung saan gumaganap ang kumpanya bago ang sakuna.
Plano ng Organisasyon
Ang ilang mga lugar na nangangailangan ng mas malalim na pagpaplano ay kinabibilangan ng pag-iimbak ng impormasyon tulad ng mga rekord ng empleyado, insurance at pananalapi; computer hardware, software at data; at isang mapa ng site ng gusali at mga detalye ng utility. Ayusin ang mahalagang data na ito upang magkaroon ng maraming kopya, na may isang set na nakaimbak sa isang alternatibong lokasyon kung sakaling masira ang pangunahing opisina.
Kasama sa mas malawak na yugto ng pagpaplano ang pagsusuri sa panganib at pagsusuri sa epekto ng negosyo. Ang mga planong ito ay dalubhasa at maaaring ihanda ang iyong kumpanya upang maiwasan ang mga pagkalugi sa pananalapi. Mayroong maraming mga Web site na may matibay na mga tool sa pagpaplano na magagamit upang makatulong sa lahat ng mga yugto ng proseso ng pagpaplano na ito, ngunit ang mga sumusunod ay magandang mga site upang magsimula sa:
•Ang American Red Cross ay may magandang impormasyon para sa mga negosyo sa www.redcross.org.
• Ang Institute for Business and Home Safety ay nagbibigay ng mga tool sa pagpaplano sa Web site nito sa www.ibhs.org/business_protection.
• Ang Centers for Disease Control and Prevention ay may komprehensibong listahan ng mahahalagang Web site sa www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Ang pederal na pamahalaan ay may site para sa paghahanda sa www.ready.gov.
Ang paghahati-hati sa gawain sa pagpaplano sa maliliit na bahagi at pag-oorganisa ng isang pangkat para magtrabaho sa plano ay gagawin itong mas komportableng proseso. Iniulat ng American Red Cross na kasing dami ng 40 porsiyento ng maliliit na negosyo ang hindi muling nagbubukas pagkatapos ng sakuna gaya ng baha, buhawi o lindol. Huwag hayaang maghirap ang iyong negosyo dahil wala kang oras para mag-set up ng plano.
Ang EGA ay isang consulting firm na nag-specialize sa pagtulong sa industriya ng produksyon na may third-party na paghahanda sa pag-audit sa kaligtasan ng pagkain, bagong-cut na pagbuo ng produkto, pananaliksik sa merkado, mga diskarte sa marketing at mga plano sa advertising. Para sa karagdagang impormasyon, tumawag sa (616) 784-2728 o bisitahin ang www.edithgarrett.com.